A partir do surgimento e progresso dos SPEDs, as declarações (como o IRPF) passaram a ter envio digital, fazendo com que as esferas municipal, estadual e federal receba uma enorme quantidade de dados e informações diariamente, de forma facilitada.
Porém, se numa ótica isso parece bastante positivo, por outra contramão há um problema que vem sendo frequente: a entrega das obrigações no tempo limite, sem a correta revisão, gerando a necessidade de fazer a retificação desse documento.
Então se você quer saber quais as implicações ao se fazer esse procedimento e como evitar maiores transtornos, fique ligado no texto de hoje!
Por que se preocupar com a retificação da obrigação acessória?
Atualmente, se por um lado há rapidez na entrega das obrigações acessórias, por outro temos que considerar que os órgãos competentes fazem uma verdadeira varredura para identificar algum dado incorreto enviado nesses documentos.
Assim, declarações como ECD, ECF e EFD Contribuições servem para gerenciar o cumprimento das obrigações tributárias referentes aos regimes tributários das empresas, seja ele Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional.
Uma vez que as empresas e contadores contam com a possibilidade de enviar diferentes obrigações acessórias retificadas, muitas vezes não há conhecimento dos riscos e prejuízos desse processo. Conheça alguns desses problemas:
Revisão de dados de todas as obrigações
Ao abrir diversos arquivos retificadores, como, por exemplo, quando a empresa envia a obrigação fiscal sem revisão final, oportuniza que o Fisco “se sinta convidado” a revisar todas as demais obrigações da sua instituição.
Em casos como esses, é comum que a Receita Federal encontre erros que as empresas não estão esperando, o que causa multas inesperadas e ainda o transtorno causado por essa retificação.
Devido a isso, antes de entrar com qualquer processo de retificação, é oportuno que todas as obrigações acessórias fiscais e tributárias sejam revisadas, pois assim se previne contradições nos documentos, já que os dados são checados e os valores declarados são revistos.
Redução de esforço na entrega
O procedimento de versionamento do cadastro – isto é, a manutenção de várias versões de dados ao longo do tempo –, pode gerar redução de esforço na entrega.
Um bom exemplo disso é o ajustamento do plano de contas de uma empresa que não possuía em seu plano de contas as compras de itens importados e nacionais, ainda que realize as duas operações.
Independente da origem, as contas foram contabilizadas numa única conta (no passado), como, por exemplo, uma compra de insumos. Depois, com o tempo, foi criada uma nova conta, digamos que seja de insumos importados.
Com isso, a conta que amparava todas as contas de insumos foi mudada para compra de insumos naturais.
Se for preciso a retificação de EFD-Contribuições e ECF de dois períodos fiscais passados, os valores passam a ser de importados e nacionais, pois não havia separação.
Nesse sentido, o comportamento dos dados nas escriturações pode sofrer alterações, diante de como cada dado se apresenta nos dois períodos.
Dessa maneira, o sistema põe em xeque como fazer essas modificações em informações do passado que deveriam ser corrigidas na época da emissão.
Além de ser um processo mais custoso, há um maior risco, sem dúvidas, uma vez que nem sempre é possível buscar dados do tempo passado.
Mesmo podendo retificar uma obrigação acessória, porque devo evitar esse procedimento?
Retificar uma obrigação acessória pode ocasionar uma série de implicações ao seu negócio, caso ocorra erros nos processo, geralmente se a contabilidade não é especializada e competente. Vejamos:
- Ao preencher o documento de arrecadação de tributos (como o GARE, DARF, etc.) com incorreções pode trazer cobrança devido ao não recolhimento integral do débito;
- Fazer a transcrição inadequada da obrigação acessória pode ocasionar em cobranças de valores indevidos, relativos ao período em questão;
- O recolhimento a maior que não é demonstrado de forma correta tem chance de não vincular o crédito existente que seja passível de compensação;
- A utilização de créditos provenientes do PER/DCOMP pode gerar um erro pelo fato de que não houve a validação das obrigações acessórias necessárias;
- A retificação de obrigação acessória também sujeita o contribuinte a declarar um débito maior que o devido, apenas pela questão de um erro de digitação causar um recolhimento inadequado;
- Emitir obrigações acessórias retificadas pode fazer com que se deixe de declarar dados que facilmente seriam apurados através do cruzamento simples com outras declarações já enviadas;
- Falando do IRPJ e CSLL, quando não se declara corretamente o valor desses tributos em quotas, são gerados cobranças de valor integral com quota única.
Como evitar as implicações causadas pela retificação das obrigações acessórias?
Através do certificado digital e dos portais de serviços de prefeituras, Receita Federal e Secretarias da Fazenda, quem recolhe impostos pode ter muitos benefícios que evitam o envio crescente de retificação de obrigações acessórias.
Hoje já é possível monitorar com constância a regularidade de um CNPJ por meio da pesquisa de situação fiscal, onde dá para verificar eventuais incoerências nas obrigações entregues antes de uma autuação.
Esse processo também compreende a retificação de dados do recolhimento de tributos, porém, são poucas as empresas que o fazem.
Por que se precaver dessa situação?
Saber se antecipar aos possíveis problemas ou mesmo buscar corrigi-los a tempo é algo sempre menos grave para o contribuinte.
Afinal, tanto quanto apurar um tributo e recolhê-lo com qualidade, também é essencial verificar a sua declaração e correto recolhimento, pois assim se evitam que problemas maiores aconteçam.
Nos dias atuais, com a modernização dos sistemas de envio das obrigações, erros mínimos podem ser evitados graças ao cruzamento ágil de diferentes obrigações acessórias existentes.
Sendo assim, o contribuinte precisa estar ciente de que não precisa apenas apurar, recolher os impostos e fazer a declaração deles somente com a meta de cumprir prazos.
Isso porque, para que as informações transmitidas tenham qualidade, é necessário fazer a validação do que está sendo enviado, já que o Fisco está cada vez mais ágil e eficaz.
Conclusão
Como vimos, retificar uma obrigação acessória é algo que pode acontecer com sua empresa, mas a consequente retificação desses documentos pode trazer problemas para seu empreendimento, principalmente se você não conta com uma contabilidade preparada para reduzir riscos fiscais.
É interessante e bastante útil contar com contadores digitais especialistas na geração, retificação de documentos (como o IRPF), validação e cruzamento das obrigações acessórias enviadas.
Dessa forma, sua companhia respira tranquila, pois o escritório contábil fica responsável por ações preventivas que inibem qualquer risco relativo à nova entrega de informações inexatas.