Saber como calcular a folha de pagamento é uma das principais tarefas do setor de RH, sendo que essa prestação de contas do funcionário CLT também é uma obrigação de todo negócio formal com empregados.
A folha de pagamento reúne os adicionais e descontos que o trabalho teve durante o mês de trabalho, o que demanda uma elaboração de profissionais experientes, já que é necessário conhecer as leis, variáveis e processos envolvidos nesse documento.
Através da folha de pagamento a empresa conhece os valores investidos em mão de obra e em relação aos colaboradores, esses podem acompanhar se seus direitos trabalhistas estão sendo cumpridos.
Pensando nisso, fizemos este conteúdo para você, empreendedor, entender o cálculo da folha de pagamento. Aproveite a leitura!
Entendendo melhor a folha de pagamento
A folha de pagamento é uma documentação que possui os dados de remuneração de diferentes funcionários, como aprendizes, autônomos, sócios ou estagiários. A remuneração é a soma do salário mensal mais outros benefícios legais, como horas extras, por exemplo.
O artigo 225, advindo do Decreto 3048/1999 é quem determina a confecção da folha de pagamento para todas as organizações que tenham funcionários no regime CLT. É preciso ainda guardar uma via das folhas e recibos de pagamentos.
Embora o artigo 464 da CLT exija o recebimento do salário por meio de recibo assinado pelo trabalhador, atualmente essa prática tem se tornado incomum, uma vez que os pagamentos são feitos de forma digital. Com isso, basta a empresa dispor de um comprovante de depósito para uma conta em nome do colaborador.
Também é vital que a instituição elabore a folha de pagamento com os seguintes dados:
- Informações do empregador e empregado – o colaborador deve ter o seu cargo e função destacado;
- Valor bruto e líquido do salário;
- Número de dias e/ou horas trabalhadas;
- Descontos e/ou adicionais.
Por fim, cabe reiterar que o estabelecimento é obrigado a prestar ao INSS e à Secretaria da Federal dados contábeis, financeiros e fiscais, para fins de esclarecimento ou fiscalização.
Por que é essencial entender o cálculo da folha de pagamento?
Por ser um documento que exige muito conhecimento e expertise na elaboração, o profissional escolhido para essa função deve ser capacitado, já que é comum a ocorrência de erros que podem prejudicar a empresa.
Geralmente, uma das falhas mais comuns são os pagamentos indevidos aos colaboradores. Isso, a longo prazo, pode gerar uma baixa no caixa da companhia. Além disso, calcular corretamente a folha de pagamento evita penalidades e multas do Fisco.
Descontos da folha de pagamento
Existe uma imensa lista de descontos aplicáveis à folha de pagamento. Saiba como esse cálculo é feito considerando as deduções a seguir.
Salário bruto
O salário bruto é aquele registrado na carteira de trabalho, é a partir dele que se calcula o valor líquido, ou seja, a remuneração. A ele se somam as horas extras e outros adicionais de direito do colaborador.
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é um programa do governo federal em que as empresas depositam 8% do salário do contratado em uma conta da Caixa. Esse valor pode ser sacado pelo empregado em momentos indesejáveis, como emergências, doenças ou mesmo a perda do emprego.
INSS
O trabalhador também “deposita” uma parte do seu salário para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) assegurar os direitos do Regime Geral de Previdência Social. Esse sistema libera benefícios como a aposentadoria e o auxílio-doença, salário maternidade, pensão por morte etc.
A alíquota de cobrança gira em torno de:
- 8%: salário de R$ 1.751,81
- 9%: do salário para quem ganha de R$ 1.751,82 a R$ 2.919,72;
- 11%: do salário para quem ganha de R$ 2.919,73 a R$ 5.839,45;
- Valor fixo de R$ 642,34: qualquer salário maior que R$ 5.839,45.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte é uma quantia descontada dos trabalhadores CLT, como uma forma de antecipação do pagamento do IR. Apenas os isentos do IR devem ser dispensados desse desconto.
As alíquotas são as seguintes (neste momento):
| Base de cálculo | Alíquota |
| Até 1.903,98 | Isento |
| De 1.903,99 até 2.826,65 | 7,5% |
| De 2.826,66 até 3.751,05 | 15% |
| De 3.751,06 até 4.664,68 | 22,5% |
| A partir de 4.664,68 | 25% |
Controle de ponto
Uma vez que toda organização com mais de vinte colaboradores precisar ter controle de ponto, é necessário que o RH esteja por dentro desse controle, pois podem haver horas de atraso que serão descontadas.
Benefícios legais
Alguns benefícios podem gerar descontos na folha de pagamento do funcionário, como o vale-alimentação e vale-transporte. Cada benefício oferecido tem suas especificidades, e isso permite o desconto no salário pago ao colaborador.
Atrasos e faltas não justificadas
Caso não haja uma justificativa legal, os atrasos e faltas podem descontar valores da folha de pagamento.
Adicionais da folha de pagamento
Esses são os principais adicionais que precisam estar inseridos no cálculo da folha de pagamento. Confira!
Horas extras e horas extras noturnas
As horas extras e horas extras noturnas são adicionais que o trabalhador recebe por executar sua atividade profissional em horários diferentes do habitual. O valor da hora depende da categoria trabalhista e dos dias e horários trabalhados.
Férias
Mais que um descanso, as férias são formadas pelo ⅓ do salário ao seu valor total. Assim, no mês que o funcionário não trabalhar, é preciso atentar-se a esse ponto da folha.
Descanso Semanal Remunerado (DSR)
O DSR, é um descanso de 24h seguidas que geralmente recai aos domingos e é um direito do contratado a cada sete dias de serviço prestado.
13° salário
Podendo ser dividido em duas parcelas, o 13° é outra obrigação dos empregadores. Seu cálculo considera as horas trabalhadas durante todo o ano, somado às horas extras.
O Grupo Innovacon pode ajudar no cálculo da folha de pagamentos!
Como pudemos ver, são muitos os pontos de atenção na hora de fazer a folha de pagamento: valores a adicionar, outros a descontar etc. Por isso, o ideal (e mais adequado) é contar com o apoio de profissionais sérios e competentes para essa função.
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