Falhas são comuns em qualquer organização, o mais importante é saber a melhor forma de tratamento do erro dentro de uma empresa, conseguindo lidar com os conflitos e solucioná-los a tempo.
O problema em torno dos erros é em relação a sua reincidência. Assim, quando acontecer algum imprevisto ou resultado inesperado, faz-se necessário estudar o motivo daquela situação, para evitar a repetição do caso.
Dessa forma, a companhia pode entender melhor os motivos que levaram ao cometimento dos erros e eles se tornam aliados no processo de crescimento.
Tendo isso em vista, no artigo de hoje vamos falar sobre a gestão de erros, quais os tipos existentes, como corrigi-los e muito mais. Boa leitura!
Tratamento do erro dentro das empresas
Do mesmo modo que as pessoas, as empresas precisam cometer erros para inovarem em seu desenvolvimento.
Até porque, foi devido a atos inovadores que hoje temos novos produtos antes inimagináveis de existirem; ou mesmo usamos soluções tecnológicas que facilitam o nosso cotidiano.
Então, essa ideia de que uma instituição nunca falha está muito ultrapassada, afinal, os erros têm importância igualmente como os acertos, já que empresas que escondem ou punem os erros a todo custo estão condenadas à monotonia.
No entanto, é fundamental os gestores identificarem corretamente suas falhas, sabendo propor soluções com a equipe e assim continuar progredindo.
Quais os 3 tipos de erros e como corrigi-los?
Basicamente, existem 3 tipos de erros comumente encontrados dentro das empresas. Veja quais são e o mais recomendado a se fazer.
Erros novos
São comuns a empresas que estão lançando uma nova solução, ou seja, buscando inovar em alguma área do mercado. Logo, é natural que haja falhas no processo inicial.
A princípio, os erros novos não são um grande problema, a menos que eles se tornem repetitivos. Nesse caso, é preciso corrigir o quanto antes essa situação a fim de manter a eficiência e lucratividade do estabelecimento.
Erros pequenos
Acontecem na maioria das vezes quando há um ideal de sucesso além do normal, é o famoso “passo maior que a perna”. Como nos negócios não dá para se valer apenas da intuição, investir capital firmado somente em teorias e contando com a sorte pode não ser uma boa ideia.
Portanto, para os erros pequenos o mais ideal é procurar formas simples de testar o produto com um pequena mostra de pessoas antes de lançá-lo para o mercado. Isso porque um dos meios de gerir os erros é justamente saber o momento de parar e avançar.
Erros curtos
Deixar de corrigir um problema pode acumular tarefas e acabar gerando um incômodo futuro.
O recomendado é dar feedbacks na hora de realizar cada etapa do serviço, pois isso ajuda a ajustar os processos em tempo hábil. Do mesmo jeito, é relevante fazer o monitoramento contínuo dos trabalhos, seja ele mensal, semanal e diário.
Qual a melhor forma de tratamento do erro na empresa?
Não existe uma única forma de tratamento do erro dentro da empresa, e acredite: isso é muito bom, porque amplia o número de possibilidades de resolução de problemas dentro do seu negócio.
Seria perigoso afirmar que a medida adotada na empresa X vai dar certo na empresa Y, dado que existem muitas variáveis envolvidas, que modificam o modelo de tratamento do erro para cada situação.
Então, nós vamos dar alguns exemplos de técnicas que comumente são usadas nas organizações ao redor do mundo. A depender da cultura organizacional, tamanho do negócio, etc., o gestor pode adaptar ou juntar mais de um dos mecanismos listados a seguir.
Diagrama de causa e efeito
Também chamado de diagrama de Ishikawa, essa técnica objetiva identifica a raiz causadora de um determinado problema.
O Diagrama de causa e efeito funciona baseado em um desenho de uma linha horizontal apontando para o erro; dessa seta partem divisões (no modelo de uma espinha de peixe) que indicam as possíveis causas do problema.
Chuva de ideias
A chuva de ideais, mas conhecida pelo nome inglês de brainstorming, consiste na reunião de vários colaboradores para um debate de ideias. Nele, todos os envolvidos expõem opiniões sobre a raiz geradora dos problemas e possíveis erros por trás desse problema.
Aliás, nada impede que esse método seja usado agrupado com outras formas de tratamento do erro, o que importa é saber fazer a junção eficaz com os outros modelos.
De todo modo, visando prevenir conflitos, a tática deve focar nas razões que levam a existência da falha. Depois, quando a causa é descoberta, ela deve ser combatida e extinta para não haver repetição.
Técnica dos 5 porquês
Esse mecanismo usa a premissa de que, com 5 porquês, se pode descobrir a causa geradora de um certo erro. Geralmente, na quinta pergunta o porquê é encontrado.
Para tal, é necessário partir de um exemplo de erro. Vamos usar o caso de uma consumidora que não recebeu o pedido na data acertada.
1. Por que a consumidora não recebeu o pedido na data acertada?
Porque o produto não foi despachado na hora correta.
2. Por que o produto não foi despachado na hora correta?
Porque as horas necessárias para a produção não são consideradas.
3. Por que as horas para a produção não são consideradas?
Porque o setor de produção usa uma tabela geral para produzir diversos produtos.
4. Por que o setor de produção usa uma tabela geral para produzir diversos produtos?
Porque ajuda o estagiário a formular um prazo para os consumidores.
5. Por que ajuda o estagiário a formular um prazo para os consumidores?
Porque não temos uma pessoa especializada no setor de vendas.
Portanto, nesse exemplo, existe um erro ao fornecer um prazo aos clientes, que se sentem frustrados ao receberem os produtos com atraso. A solução está na empresa dispor de um colaborador especialista no controle do tempo de produção.
Como vimos, não existe um padrão quando o assunto é saber qual a melhor forma de tratamento do erro dentro de uma empresa. O que sabemos é que essa tarefa sempre nos desafia, mas ao mesmo tempo é uma maneira de aperfeiçoar a gestão como um todo.
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