Uma empresa que almeja obter sucesso em seus negócios precisa conhecer as principais ferramentas de gestão que facilitam o dia a dia de uma organização. Elas são fundamentais para otimizar a rotina de tarefas e desenvolver pessoas.
Atualmente existem diversas ferramentas que podem ser usadas para atender os mais variados processos dentro de uma organização. Reunimos em nosso artigo 8 ferramentas de gestão que vão ajudar a melhorar o desempenho da sua empresa. Confira agora mesmo cada uma delas.
1. Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma das principais ferramentas de gestão dentro de uma empresa, já que seu objetivo é reduzir custos ao mesmo tempo em que melhora os lucros para aumentar a satisfação de seus clientes.
Para usar a ferramenta é necessário desenvolver 4 ações que envolvem planejar, fazer, checar e agir conforme as iniciais da sigla PDCA. Dessa forma, o sistema gera um controle eficiente dos seus processos nas atividades internas e externas.
O sistema permite detectar quais são os fatores que estão causando desvios, usando diferentes formas para atacá-los. O processo é feito em ciclo que ao finalizar, já inicia o outro até atingir o nível de qualidade exigido pelo cliente.
2. Canvas
Para desenvolver um planejamento estratégico, o Canvas é uma excelente ferramenta, pois permite ter uma visão mais global do seu negócio. Dessa forma, você consegue criar meios para atingir o seu público-alvo.
O seu funcionamento segue um quadro com 4 pilares que envolvem infraestrutura, oferta, cliente e finanças. O objetivo no final é estender todo o seu potencial para alcançar um excelente ROI.
A ferramenta descreve, projeta e desenvolve seu modelo de negócio, que é dividido em segmentos, como relacionamento com clientes, estrutura de custos, propostas de valor, entre outros.
3. 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta de gestão administrativa desenvolvida para determinar as tarefas de cada colaborador dentro de uma empresa. Por meio dela é que o gestor estabelece o que será feito, quem deve fazer, quando será executado, qual setor será o responsável e por que deve ser feito.
A sigla 5W faz referência às iniciais em inglês das palavras what (o quê), why (por que), where (onde), when (quando) e who (quem), enquanto que a 2H está relacionada às iniciais de how (como) e how much (quanto). O objetivo é responder a esses questionamentos para saber em que pontos a empresa precisa focar.
A ferramenta pode ser usada em gerenciamento de projetos e no planejamento estratégico de uma empresa. Além disso, permite analisar e criar planos de negócios que proporcionem um maior controle de suas atividades.
4. CRM ― Customer Relationship Management
Para gerenciar o relacionamento com o cliente, o CRM é considerado uma das mais importantes ferramentas. Entretanto, o CRM não é apenas um sistema, mas um software de gestão desenvolvido para armazenar dados e informações importantes dos clientes.
Essas informações devem ser armazenadas na nuvem para disponibilizar o acesso a todos os setores da empresa, já que o foco da ferramenta está no cliente. O software gerencia todo o processo, desde o início de uma venda até o pós venda.
Quando a informação se encontra em um mesmo local, isso facilita a rotina de trabalho de cada setor. Dessa forma, o processo interno da empresa consegue fluir mais rápido para atender o cliente com qualidade e fidelizá-lo.
5. ERP ― Enterprise Resource Planning
O ERP é um software de gestão integrada que cuida de todas as operações de uma empresa e deve ser dividido em módulos que representam duas visões: visão departamental e visão por segmento.
O sistema gerencia desde o faturamento até o balanço contábil, passando pela área de compras, apuração de impostos, administração de pessoal, ponto de funcionários, controle de estoque e todos os setores administrativo e operacionais de uma empresa.
Usar o ERP na sua empresa é manter todo o seu sistema organizado, o que permite reduzir custos com estoques, otimizar o tempo, melhorar a gestão de caixas e promover a qualidade na entrega dos resultados.
6. KPI ― Key Performance Indicator
O KPI é um indicador-chave de desempenho que mostra o quanto uma empresa está alcançando suas metas. Ele pode ser usado em vários níveis da companhia, como no departamento de vendas, no marketing, no call center, entre outros.
A técnica é bastante utilizada por gestores que desenvolvem um trabalho participativo, uma vez que a ferramenta permite comunicar aos seus colaboradores sobre o resultado da empresa e como está o trabalho de cada um.
Sabendo sobre o seu desempenho, o funcionário passa a focar nos objetivos da empresa, melhorando sua produtividade. Dessa forma, será mais fácil para a organização alcançar resultados positivos.
7. GanttProject
Na área de gerenciamento de projetos, a plataforma GanttProject é uma poderosa ferramenta que garante a execução dentro do prazo daquelas tarefas determinadas em um cronograma desenvolvido pela empresa.
A ferramenta pode acompanhar o tempo que foi gasto para concluir uma determinada atividade, usando gráficos para mostrar ao seu usuário como foi o seu desempenho em cada etapa.
O sistema permite que o gestor cadastre cada pessoa envolvida no projeto para acompanhar o seu desenvolvimento e o andamento das tarefas de forma automática. Isso ajuda a identificar e corrigir erros de forma imediata para alcançar melhores resultados.
8. SIG ― Sistema de Informação Gerencial
A ferramenta SIG é uma excelente maneira de apoiar os gestores nas tomadas de decisões em um tempo mínimo. Para isso, são gerados relatórios de acompanhamento que devem ser entregues rapidamente para os gerentes.
Diferentes relatórios podem ser gerados e devem ser divididos obedecendo à demanda da companhia. Alguns são feitos como parte da rotina da empresa e outros para atender a uma demanda específica.
Com os relatórios em mãos, o gestor saberá qual decisão tomar para cada situação sem precisar fazer longas reuniões para isso. O intuito de usar o sistema é otimizar o tempo na execução das demandas que precisam de atenção especial.
Administrar uma empresa que gere bons resultados é um grande desafio para muitos gestores, já que exige muita dedicação, organização, planejamento e foco para criar as melhores estratégias.
Por isso, fazer uso de ferramentas de gestão só vai ajudá-lo nesse processo. Agora que você conheceu várias delas, escolha aquela que atenda às suas necessidades para desenvolver um planejamento estratégico e permitir o crescimento dos seus negócios.
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