O controle de estoque é uma atividade muito importante dentro de indústrias, comércios e empresas de distribuição. Torná-la um hábito significa a possibilidade de economizar tempo, reduzir gastos e até mesmo trazer mais produtividade para o trabalho de colaboradores.
Seja por meio de planilhas ou softwares, todos os registros de movimentações de produtos precisam estar em dia, já que servem como uma orientação a respeito da saúde das finanças e do negócio.
Contudo, não basta apenas saber o que entra e o que sai. É preciso ir mais além e criar métodos para descobrir o que sai, quanto sai e por que sai. Essa visão tão abrangente é exatamente o que evita que um estoque enfrente problemas de armazenamento e abastecimento, além de sempre garantir a total satisfação dos clientes, que terão ao seu alcance aquilo que procuram.
Não sabe por onde começar a colocar tudo em ordem? Não se preocupe, a solução está aqui: este artigo lista sete excelentes dicas que contribuirão para seu controle. Leia com atenção e veja quais delas se encaixam melhor na realidade da sua empresa!
1. Crie padrões e regras de organização
Para começar, é fundamental criar padrões e regras para manter seu espaço de estoque organizado e limpo. As mercadorias devem ser armazenadas conforme as orientações do fabricante, que indicam detalhes importantes como a temperatura ideal e a circulação de ar recomendada. É interessante também estudar como é feito o fluxo de saída dos produtos, para posicionar os mais vendidos em pontos de melhor acesso.
Entre seus colaboradores, procure determinar horários para movimentação de mercadorias e estabeleça métodos de classificação de produtos. Realize a limpeza periódica do local, pois isso ajuda bastante na conservação de itens. Não se esqueça também de treinar os responsáveis em suas funções, para que as ações de entrada e retirada de bens seja feita da maneira correta.
2. Defina processos e responsabilidades
O controle de estoque passa por diversas etapas: relatórios de inventário, identificação de indicadores, registros de entrada e saída de produtos e gestão de informações, entre outros hábitos. Todas esses estágios devem ser definidos de maneira adequada, respeitando o porte e as atividades da empresa.
É importante também delegar cada uma dessas responsabilidades para os colaboradores certos, que demonstrem aptidão para a função. Seus compromissos e tarefas precisam ficar bem claros e receber acompanhamento constante, para assegurar que a eficiência e a organização sejam sempre mantidas.
3. Tenha rigidez no controle de estoque
De nada adianta investir em normas e padronização se elas não forem seguidas com rigidez. Portanto, esteja disposto a se reunir com os responsáveis pelas etapas de controle de estoque e construir relatórios completos, com o máximo de informações possível.
Do contrário, seu estoque nunca estará bem abastecido e você começará a ter problemas para fornecer um atendimento adequado ao cliente. E, ao invés de lucrar, poderá ter que enfrentar muitos prejuízos e gastos extras.
4. Descubra as melhores datas para fazer compras
Há um ditado que diz: “estoque parado é dinheiro parado”. Por isso, jamais deixe de reabastecer seu estoque. Mas não leve em conta somente a necessidade de reposição. É essencial avaliar os históricos de movimentação para identificar períodos de sazonalidade.
Eles são muito importantes não somente para destacar os produtos com maior venda em determinadas épocas do ano, mas também para mostrar se eles serão mesmo necessários para a próxima compra ou se ainda podem esperar por mais algum tempo antes de serem adquiridos. Assim, você evita investimentos desnecessários e não fica com dinheiro parado no estoque.
5. Tenha um funcionário de confiança
Mesmo com uma equipe extremamente capacitada, tenha sempre um funcionário de confiança. Se houver possibilidade, delegue a ele um cargo de liderança para que auxilie no controle das atividades de seus colegas e na organização do estoque como um todo.
Esse profissional será responsável por atualizar todos os dados de relatórios e efetuar os devidos cadastros para atualizar detalhes de baixa nas mercadorias. Ou seja, se tornará uma peça fundamental no processo de impedimento da quebra de estoque, tão temida em comércios e indústrias.
6. Saiba negociar com fornecedores
Conte sempre com fornecedores de confiança, para que eles mantenham seus pedidos programados. Pesquise por boas referências antes de escolher os parceiros, pois esta é a melhor maneira de evitar desvios, calotes e imprevistos que possam prejudicar suas vendas. Mas, mais do que isso, saiba como fechar negociações que favoreçam sua gestão financeira.
Analise a possibilidade de ajustar prazos para pagamento e tente antecipar as demandas mais frequentes, para não enfrentar transtornos em cima da hora. É provável que, se você fidelizar a parceria, existam chances maiores de que os fornecedores abaixem preços, forneçam descontos e ofereçam condições melhores que se encaixem em sua realidade financeira.
7. Se precisar equilibrar finanças, queime o estoque
Produtos encalhados se acumulam facilmente em um comércio, seja qual for o setor de atuação. E, por menos que pareça, essa situação é bem preocupante para o negócio. Eles podem ocupar o espaço de outras mercadorias com uma saída melhor e ainda têm capacidade de danificar ou atingir a data de vencimento, maximizando o prejuízo.
Sendo assim, procure fazer um exame minucioso em seu estoque para procurar produtos que estejam parados há um período considerável. Em seguida, reúna tudo e estude como uma possível queima de estoque poderia ser feita. Pense em ofertas e promoções que não sejam absurdas, mas que resolvam bem esta questão e beneficiem as finanças da empresa e os clientes ao mesmo tempo.
Com essas dicas, você conseguirá otimizar seu controle de estoque, diminuir desperdícios e ainda cortar custos com compras sem importância. O resultado será o aumento dos lucros, alcance de metas de vendas e um ambiente muito mais organizado e bem abastecido. Tudo o que uma empresa de sucesso precisa ter para se manter bem posicionada no mercado, certo?
