O gerenciamento e cumprimento de obrigações legais costuma ser uma pedra no sapato de muitos empreendedores, afinal, nem todos conhecem a legislação que regulamenta cada uma delas, além disso, o nosso país é campeão de burocracias legais.
Como se isso não bastasse, frequentemente, somos surpreendidos com alterações na lei que orienta algumas dessas obrigações. Quando os empresários menos esperam, surge uma nova legislação que altera processos dentro da empresa.
Neste artigo, mostraremos o que são as obrigações legais e o que você pode fazer para gerenciá-las. Acompanhe!
O que são obrigações legais?
As obrigações legais são um conjunto de questões fiscais, trabalhistas, contábeis e de registro que são impostas a uma empresa. Muitas pessoas classificam esse conceito como sendo apenas a correta apuração e pagamento de tributos, folha de pagamento, entre outros.
No entanto, a aplicação é mais abrangente. As obrigações legais também compreendem a manutenção de alvarás, certidões, peças contábeis, alterações contratuais, independentemente da modificação que ocorre na empresa.
Por exemplo, se o endereço do seu negócio for alterado, é uma obrigação do empresário proceder a mudança no registro dos órgãos competentes. Portanto, essa também é considerada uma obrigação legal.
Além disso, temos transmissões de informações contábeis e fiscais, que a empresa é obrigada a enviar, por meio do seu contador, periodicamente.
Como gerenciar obrigações legais?
Agora que você entendeu o que são as obrigações legais, mostraremos como você pode gerenciar cada uma delas de forma organizada e eficiente. Continue lendo!
Exercer o controle de alvarás
Os alvarás funcionarão como uma forma de autorização para exercer algum tipo de atividade empresarial. A maioria das empresas deve ter pelo menos um, o de funcionamento, que é fornecido pela prefeitura onde é situada a empresa.
Além desse, também existem outros que podem estar relacionados à atividade do negócio. Independentemente do tipo, é de extrema importância que tais documentos sejam controlados, considerando o fato de que muitos possuem datas de vencimento.
Caso um fiscal chegue ao seu estabelecimento e não encontre o alvará, ou se ela estiver vencido, é possível que sua empresa seja multada e, ainda, perca o direito de exercer suas atividades até sanada a pendência.
Controlar o tempo gasto em cada atividade
Outra forma de organizar as obrigações legais de uma empresa é controlando o tempo gasto em cada atividade, principalmente aquelas que são realizadas com o apoio dos seus colaboradores.
Vale lembrar que os funcionários da empresa terão uma grande responsabilidade sobre o cumprimento de obrigações, tendo em vista que lidarão diretamente com algumas dessas questões, como fechamento da folha, apuração de tributos, entre outros.
Adquirir as ferramentas necessárias
O cumprimento de obrigações legais envolve a aquisição de algumas ferramentas, principalmente sistemas específicos e certificados digitais. Alguns softwares podem ser gratuitos, inclusive aqueles que são fornecidos pelo governo para a apuração de impostos.
No entanto, é impossível cumprir com algumas obrigações sem o investimento em algumas ferramentas específicas.
Realizar a estruturação e integração contábil
A contabilidade da sua empresa será a responsável pelo cumprimento da maioria das obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis que são impostas ao seu negócio. Portanto, é de extrema importância que você organize a sua empresa para que essas declarações, demonstrativos e apurações sejam realizadas dentro do prazo.
Portanto, é necessário estruturar o seu negócio de forma que as informações sejam enviadas para a contabilidade. Isso pode ser feito realizando a integração entre o sistema da sua empresa com o sistema da empresa realiza os seus serviços contábeis.
Buscar atualizações sobre as questões legais que envolvem a sua empresa
Por fim, é importante que você sempre busque informações sobre as obrigações fiscais que a sua empresa tem que cumprir. De fato, algumas delas serão cumpridas por profissionais terceirizados, como é o caso da contratação de uma empresa de contabilidade. Entretanto é sempre bom conhecê-las.
Assim, você poderá fiscalizar o trabalho dos seus terceirizados, bem como dos colaboradores. Além disso, vale a pena lembrar que essas pessoas apenas enviam ou cumprem com a obrigação. O responsável pelo efetivo cumprimento é o proprietário da empresa.
Portanto, caso algo esteja incorreto ou alguma obrigação não seja cumprida no prazo estipulado, as sanções, bloqueios e multas cairão, inicialmente sobre sua empresa, devendo ela arcar com todos os problemas que serão causados.
Além disso, estar atualizado sobre as obrigações legais evita que você seja surpreendido, caso uma nova obrigatoriedade ou mudanças nas atuais surjam. Assim, será possível adequar o seu negócio e a sua equipe, adquirir ferramentas ou contratar serviços específicos para que a obrigação legal seja cumprida no prazo determinado e, principalmente, que as informações enviadas estejam corretas e reflitam a realidade da empresa.
Qual a importância do gerenciamento de obrigações legais?
Após conhecer as obrigações legais e as formas de gerenciamento, você deve estar se perguntando: qual a importância de aprender esses conceitos? A resposta para essa pergunta é sem simples: para evitar problemas sérios.
Algumas das obrigações que mencionamos, se não cumpridas no prazo correto e dentro do que a lei exige, pode causar bloqueios de certidões, dificuldades para acessar linhas de crédito e, o que é pior, o pagamento de multas altas, que podem arruinar a saúde financeira da sua empresa.
O simples fato de esquecer de cumprir com uma obrigação fiscal, por exemplo, pode ensejar esse tipo de sansão inesperada, gerando prejuízos, desarranjos na parte administrativa e uma dor de cabeça insuportável para os gestores do negócio.
Por isso, também é importante frisar a necessidade de envolver os seus colaboradores e prestadores de serviços nesse processo e direcionar a eles uma parte dessa responsabilidade. Dessa forma, todos trabalharão em conjunto para cumprir com a sua parcela na obrigação.
Por fim, podemos concluir que as obrigações legais, apesar de existirem em grandes quantidades e mudarem com frequência, podem ser controladas e gerenciadas, desde que seguindo essas dicas com exatidão e ter uma excelente empresa contábil para te apoiar.
