Para ter um consultório médico de sucesso, não basta apenas uma boa cartela de pacientes. Realizar várias consultas é importante para garantir o faturamento, mas também é necessário executar uma gestão adequada.
Cuidar da equipe, por exemplo, gera um atendimento com qualidade. Já a atenção ao estoque faz com que os insumos estejam disponíveis para a realização das consultas. Entre tantas obrigações, preocupar-se com as finanças é uma das principais.
Para descobrir como fazer um bom controle financeiro em consultórios médicos, conheça as principais dicas para colocar isso em prática e entenda a importância de cada uma.
Separe as contas pessoais e profissionais
Um dos erros mais comuns de quem atua em uma clínica é a mistura entre as contas pessoais e profissionais. É o que ocorre ao usar o dinheiro do empreendimento para pagar uma conta da casa — ou vice-versa. A confusão também se dá quando os valores são concentrados em uma só conta. Como consequência, fica difícil analisar os resultados e pode haver distorções do cenário.
Para que isso não se concretize, o melhor é fazer a separação dos valores desde o princípio. A recomendação é ter uma conta bancária dedicada para as movimentações da clínica. Também é importante não mexer no dinheiro do consultório se não for para resolver questões profissionais. Assim, há um controle melhor e muito mais eficiente.
Organize um fluxo de caixa detalhado
As ferramentas financeiras são indispensáveis para ter sucesso na gestão empresarial. Uma das mais simples e relevantes é o fluxo de caixa, que é responsável pelo lançamento de todas as movimentações da clínica.
Se ele for feito de maneira robusta e detalhada, oferecerá dados importantes para tomar decisões. Nesse caso, a recomendação é fazer um registro diário de todas as informações das entradas e saídas de dinheiro.
Conforme ocorrerem os pagamentos e os recebimentos, faça a anotação. Ao final do dia, realize o saldo para verificar o fundo de caixa diário. Também é possível utilizar a ferramenta de maneira planejada. Para tanto, acrescente todas as contas a pagar e a previsão de receitas. Com essa atitude, há maior previsibilidade e reconhecimento das necessidades em cada período.
Realize um planejamento orçamentário completo
Para ter um excelente controle financeiro em consultórios médicos, é indispensável contar com um planejamento robusto. Somente ao pensar como os recursos serão usados que há uma gestão direcionada, eficiente e com melhores resultados.
Por causa disso, uma das dicas consiste em fazer um orçamento completo, que inclua todas as áreas do consultório. Planeje os gastos com insumos, pessoal, tributos, estrutura e publicidade, por exemplo. O orçamento, normalmente, é anual, mas também pode ser feito de um modo trimestral ou até mensal.
Fazer a definição ajuda a criar metas de gastos, o que facilita a identificação de oportunidades e de desperdícios. Além disso, é um jeito de direcionar os recursos para que nenhuma área fique sem o dinheiro necessário.
Crie um fundo de reserva
Imprevistos podem acontecer em qualquer negócio. Um bom controle financeiro em consultórios médicos tem que contemplar tal questão, já que se trata de uma situação inevitável.
Imagine que um equipamento necessita de troca ou conserto, antes do tempo previsto de manutenção. Como resultado, haverá um gasto extra, que pode mexer com a organização do orçamento. Com um fundo de reserva, o valor será coberto sem dificuldades e as contas ficarão em dia.
Portanto, destine parte do faturamento para um fundo de fácil acesso, mas que seja apenas para emergências. Se o valor não for necessário em um imprevisto, poderá servir, no futuro, para completar um investimento em melhoria.
Tenha ajuda da tecnologia
Diante de tantas obrigações para chegar ao sucesso, fazer o controle financeiro em consultórios médicos de forma manual não é viável. Especialmente quando há um grande fluxo de pagamentos e de pacientes, dar conta de todos os valores é muito difícil.
A melhor maneira de ganhar tempo e confiabilidade de informações é por meio da tecnologia. Com o uso de recursos automáticos, como um software de gestão de clínicas, as finanças serão controladas com facilidade.
Além de servirem para armazenar as informações de forma prática, os elementos tecnológicos ainda geram relatórios completos, sem dificuldade. Portanto, é o momento de pensar em recorrer a uma solução robusta e com as funcionalidades desejadas.
Realize uma análise contínua de relatórios
Não haverá um controle real de finanças se os resultados não forem verificados. É preciso identificar se os valores do faturamento estão dentro do esperado e se cada setor da clínica tem utilizado a quantidade pré-definida de recursos.
A melhor forma de conhecer a situação financeira completa e entender o que deve ser feito é por meio de relatórios. Com a ajuda dessas ferramentas, dá para estudar os dados, encontrar tendências e descobrir o que ainda tem que ser realizado. Com uma análise consistente, aumentam a segurança e a capacidade de decisão.
Contrate auxílio especializado
Como visto, uma clínica médica conta com diversos setores e exigências. É preciso cuidar de muitas etapas para conseguir o sucesso, então nem sempre o controle financeiro recebe a atenção que deveria. O problema é que o descuido quanto aos ganhos e gastos gera desgoverno e prejudica a segurança. Com o descontrole sistemático, a clínica pode atingir o insucesso.
Para que isso não aconteça, ter o apoio de quem entende do assunto faz a diferença. Ao contratar uma consultoria financeira, por exemplo, você terá a ajuda de um time completo e capacitado. Com uma avaliação do negócio, será possível encontrar os gargalos e quais são as oportunidades de melhoria.
Além de tudo, ter o auxílio de uma equipe especialista na tarefa é determinante para garantir a rentabilidade e consolidar efeitos cada vez melhores. Para não errar nesse investimento, verifique qual é a experiência da consultoria, entenda os serviços oferecidos e aproveite as principais vantagens de utilizar esse recurso.
Ao realizar um bom controle financeiro em consultórios médicos, aumentam as chances de chegar ao sucesso. Coloque em prática essas dicas e aproveite o desempenho otimizado.
