Quando o DP começa a ocupar tempo demais, surge uma decisão importante: contratar uma pessoa ou buscar uma estrutura especializada?
Sua empresa começou com poucos funcionários.
No início, o próprio empresário cuidava de praticamente tudo. Depois, algumas atividades foram divididas com o administrativo ou financeiro.
Mas a empresa cresceu. Então, agora existem mais colaboradores, mais movimentações, controle de ponto, banco de horas, benefícios, documentos, dúvidas dos funcionários e informações que precisam ser acompanhadas todos os meses.
E chega um momento em que o empresário percebe:
“Não dá mais para continuar fazendo dessa maneira.”
É nesse ponto que normalmente aparecem duas possibilidades:
contratar alguém para cuidar internamente do Departamento Pessoal ou terceirizar parte dessas atividades.
Qual modelo faz mais sentido?
Mas não existe uma resposta única.
Pois a melhor estrutura depende do tamanho da equipe, complexidade da operação, volume de demandas, estrutura administrativa existente e perspectivas de crescimento.
Para pequenas e médias empresas, portanto, a decisão não deveria começar com “qual opção é mais barata?”, mas com outra pergunta:
“De que estrutura minha empresa realmente precisa hoje?”
O RHInnova foi desenvolvido justamente para atender PMEs que precisam profissionalizar suas rotinas de DP sem necessariamente criar de imediato uma estrutura interna completa. Seu planejamento considera especialmente empresas de 1 a 50 colaboradores que enfrentam demandas operacionais de Departamento Pessoal e buscam uma solução compatível com seu porte.
Então agora vamos entender o que deve entrar nessa análise.
Quando continuar fazendo tudo sozinho deixa de funcionar
Antes de comparar contratação e terceirização, existe uma terceira situação muito comum:
o empresário continua cuidando do DP pessoalmente.
Ou delega informalmente para alguém que já possui outra função.
O financeiro também cuida dos benefícios.
O administrativo também acompanha o ponto.
O gestor responde dúvidas.
E, quando ninguém sabe exatamente o que fazer, a demanda chega ao proprietário.
Esse modelo pode funcionar enquanto a empresa é muito pequena.
O problema é tentar mantê-lo mesmo depois que a operação cresce.
Quanto maior a equipe, maior tende a ser o volume de informações, movimentações e exceções.
O empresário começa a gastar tempo com tarefas que poderiam estar estruturadas de outra forma.
Nesse momento, profissionalizar o DP deixa de ser apenas uma questão de organização. Passa a ser também uma decisão sobre onde a empresa quer utilizar seus recursos e o tempo de sua liderança.
Opção 1: estruturar o Departamento Pessoal internamente
A primeira alternativa é contratar um profissional para assumir as rotinas dentro da própria empresa.
Esse modelo possui características importantes.
O profissional está inserido no dia a dia da organização, conhece de perto gestores e colaboradores e pode acompanhar continuamente as demandas internas.
Dependendo do porte e da complexidade da empresa, uma estrutura própria pode fazer bastante sentido.
Mas existe um cuidado importante:
contratar uma pessoa não significa automaticamente estruturar um Departamento Pessoal.
A empresa ainda precisará definir processos, responsabilidades, ferramentas, sistemas, fluxos de informação, procedimentos e formas de acompanhamento.
Além disso, precisa considerar o custo da própria contratação e da estrutura necessária para o profissional trabalhar.
Para empresas com volume elevado e necessidade constante de atendimento interno, esse investimento pode ser adequado. Para organizações menores, entretanto, vale comparar esse modelo com outras possibilidades antes de decidir.
Opção 2: terceirizar atividades do Departamento Pessoal
Na terceirização, determinadas rotinas são executadas por uma estrutura externa especializada.
Isso permite que a empresa tenha acesso a processos e profissionais de DP sem necessariamente criar toda essa estrutura internamente.
No caso do RHInnova, por exemplo, o escopo pode envolver atividades como gestão de ponto e banco de horas, benefícios, acompanhamento de Medicina e Segurança do Trabalho com empresas especializadas, análise de custo de mão de obra, indicadores de DP e RH, descrição de cargos, plantão operacional de dúvidas e outros serviços contratados.
O empresário continua responsável pelas decisões da empresa.
Os gestores continuam responsáveis por suas equipes.
O que muda é quem executa e acompanha determinadas rotinas operacionais.
Para uma PME, esse modelo pode ser interessante principalmente quando a empresa já precisa profissionalizar o DP, mas ainda não possui volume ou estrutura que justifique uma equipe interna dedicada.
O que comparar antes de decidir?
Olhar apenas para o preço mensal pode produzir uma comparação incompleta.
Existem outros fatores que merecem atenção.
1- Quantos colaboradores sua empresa possui?
O número de funcionários não determina sozinho qual modelo deve ser utilizado.
Mas influencia diretamente o volume de trabalho.
Uma empresa com cinco colaboradores possui uma realidade diferente de outra com 40.
Ao mesmo tempo, duas empresas com 20 funcionários podem ter níveis de complexidade completamente diferentes.
Uma pode trabalhar com horários padronizados e poucos benefícios.
Outra pode possuir diferentes jornadas, banco de horas, maior movimentação de pessoas e diversas rotinas administrativas.
Por isso, quantidade de funcionários é um indicador, não uma resposta definitiva.
2- Quanto trabalho de DP existe todos os meses?
Faça um levantamento das atividades atuais.
Quanto tempo é utilizado para acompanhar ponto?
Existem muitas correções?
Como funciona o banco de horas?
E quem administra benefícios?
Quem acompanha movimentações?
Quem responde dúvidas dos funcionários?
E quem organiza as informações necessárias ao fechamento?
Esse diagnóstico ajuda a entender se existe trabalho suficiente para justificar uma função interna dedicada ou se uma estrutura terceirizada consegue atender melhor às necessidades atuais.
3. Quanto custa manter uma estrutura interna?
Aqui é importante evitar uma comparação simplista.
O custo de um profissional interno não é apenas seu salário.
Existem os demais componentes relacionados à contratação, além de ferramentas, sistemas, equipamentos, treinamento e estrutura necessária para a função.
Por outro lado, terceirização também possui custo.
Portanto, a análise deve comparar estruturas equivalentes e os serviços efetivamente necessários.
O objetivo não deveria ser simplesmente escolher a alternativa aparentemente mais barata.
Deveria ser encontrar aquela que entrega a estrutura adequada para a realidade da empresa.
4- Sua empresa precisa de uma pessoa disponível internamente durante todo o dia?
Essa é uma pergunta importante.
Existem organizações nas quais o volume de demandas exige presença constante.
Nesses casos, uma estrutura interna pode fazer sentido.
Em outras PMEs, as atividades de DP são importantes, mas acontecem dentro de rotinas específicas.
Nessa situação, talvez não exista necessidade de manter um profissional dedicado exclusivamente a elas durante toda a jornada.
A terceirização pode permitir que a empresa contrate a estrutura de que precisa, em vez de necessariamente criar um posto interno.
5. O que acontece durante férias ou ausência do responsável?
Esse ponto costuma ser esquecido.
Imagine uma empresa em que apenas uma pessoa conhece toda a rotina do DP.
Ela sabe onde estão as informações.
Conhece os sistemas.
Acompanha o ponto.
Resolve benefícios.
Conversa com funcionários.
Então essa pessoa sai de férias ou precisa se afastar.
Quem continua o processo?
Esse é o chamado risco de dependência de uma pessoa-chave.
Uma estrutura interna pode administrar essa questão criando procedimentos e redundância.
Uma empresa terceirizada, por sua vez, tende a trabalhar com uma estrutura de atendimento que não depende exclusivamente de um funcionário do cliente.
O ponto importante é avaliar a continuidade. O DP possui atividades recorrentes. Elas precisam continuar funcionando mesmo quando uma pessoa específica não está disponível.
Terceirização significa perder o controle?
Essa é uma das maiores preocupações do empresário.
“Se eu terceirizar, vou deixar de saber o que está acontecendo?”
Não deveria.
Existe uma diferença entre executar uma atividade e controlar uma atividade.
O empresário não precisa conferir pessoalmente cada registro de ponto para saber como estão as horas de sua equipe.
Não precisa processar cada movimentação de benefício para acompanhar seus custos.
Não precisa responder cada pergunta operacional para continuar próximo dos funcionários.
O que ele precisa são processos e informações.
Uma terceirização bem estruturada deve deixar claro o que é responsabilidade da empresa contratante, o que será executado pela prestadora, quais informações precisam ser fornecidas e como ocorrerá a comunicação.
No contrato do RHInnova, por exemplo, o fluxo de documentos é digital e existem responsabilidades definidas tanto para a contratada quanto para o cliente.
Terceirizar não significa entregar a gestão da empresa para outra pessoa.
Significa delegar atividades definidas mantendo as decisões dentro da empresa.
E a especialização?
Esse é outro fator que merece entrar na comparação.
O Departamento Pessoal envolve diferentes rotinas.
Ponto.
Benefícios.
Medicina e Segurança do Trabalho.
Custos de mão de obra.
Indicadores.
Cargos.
Procedimentos internos.
Demandas dos colaboradores.
Nem toda pequena empresa possui volume suficiente para manter internamente profissionais dedicados a todas essas frentes.
A terceirização permite acessar uma estrutura especializada de acordo com os serviços contratados. Esse é justamente um dos fundamentos do modelo do RHInnova: oferecer às PMEs serviços especializados e personalizáveis, evitando que a empresa precise necessariamente montar internamente uma estrutura robusta de RH e DP.
O crescimento futuro também precisa entrar na decisão
Não analise apenas a empresa de hoje.
Pense nos próximos dois ou três anos.
Sua empresa pretende permanecer com aproximadamente o mesmo tamanho?
Existe previsão de expansão?
Novas unidades serão abertas?
A equipe deve crescer?
Haverá novas áreas?
Se hoje existem 15 funcionários e a empresa pretende chegar a 30, os processos precisam estar preparados.
Essa é uma das vantagens de profissionalizar o DP antes que o crescimento gere desorganização.
A empresa não precisa esperar aparecerem dezenas de problemas para estruturar suas rotinas.
Pode preparar o processo para crescer.
Terceirização e DP interno também podem coexistir
Existe ainda uma possibilidade que muitas empresas não consideram.
A escolha não precisa ser necessariamente:
100% interno ou 100% terceirizado.
Conforme a empresa cresce, pode existir uma estrutura interna responsável pela gestão das pessoas enquanto determinadas atividades operacionais continuam sendo realizadas por parceiros especializados.
Isso permite construir modelos híbridos.
O importante é definir responsabilidades com clareza.
Quem decide? Quem executa? E quem acompanha? Quem fornece as informações? E quem responde cada tipo de demanda?
Quanto mais claras forem essas respostas, mais eficiente tende a ser o processo.
O que o RHInnova pode assumir?
O RHInnova foi criado para apoiar pequenas e médias empresas justamente nessa fase de profissionalização.
Conforme o escopo contratado, os serviços podem envolver gestão de ponto e banco de horas, gestão de benefícios, acompanhamento de Medicina e Segurança do Trabalho em conjunto com empresa especializada, descrição de cargos, estrutura de remuneração e benefícios, análise de custo de mão de obra, indicadores de DP e RH, homologações, plantão operacional de dúvidas, recrutamento e seleção e apoio ao planejamento estratégico de RH.
Isso permite que a empresa avalie quais atividades realmente precisa terceirizar.
A proposta não é simplesmente substituir um funcionário interno. É criar uma estrutura de apoio compatível com o momento do negócio.
Antes de contratar alguém, faça esta análise
Se sua empresa está chegando ao ponto em que o empresário não consegue mais cuidar do DP, não tome a decisão apenas porque “precisa de alguém”.
Primeiro, entenda o problema.
Quais atividades estão consumindo mais tempo?
Qual é o volume mensal?
Quais processos precisam ser organizados?
Quanto custaria estruturar isso internamente?
Quais atividades poderiam ser terceirizadas?
Quanto tempo do empresário e dos gestores seria liberado?
Qual estrutura será necessária quando a empresa crescer?
Essas respostas tornam a decisão muito mais racional.
Talvez uma contratação interna seja adequada.
Talvez a terceirização seja mais compatível com o momento atual.
Ou talvez um modelo híbrido faça mais sentido.
A decisão deve acompanhar a realidade da empresa.
Sua empresa precisa de um DP profissional. Isso não significa necessariamente um DP interno.
Essa é a principal mensagem.
À medida que a empresa cresce, improvisar deixa de ser suficiente.
Os processos precisam evoluir.
Mas profissionalizar não significa necessariamente aumentar imediatamente a estrutura administrativa.
Para muitas pequenas e médias empresas, contar com uma estrutura terceirizada permite organizar as rotinas de Departamento Pessoal enquanto o empresário mantém sua energia concentrada no crescimento do negócio.
O RHInnova, do Grupo Innovacon, foi desenvolvido justamente com essa proposta: oferecer apoio especializado e personalizável para PMEs que precisam melhorar a gestão de suas rotinas de DP.
Antes de aumentar sua estrutura, conheça suas opções
Se hoje o Departamento Pessoal depende do proprietário, do financeiro ou de alguém que acumula diversas funções, talvez seja o momento de analisar uma nova estrutura.
Não necessariamente contratar mais uma pessoa.
Primeiro, entender o que sua empresa realmente precisa.
O RHInnova pode ajudar a mapear essas demandas e identificar quais atividades podem ser organizadas dentro de uma solução terceirizada.
O empresário continua tomando as decisões.
A empresa continua mantendo o controle.
Mas as rotinas operacionais deixam de depender exclusivamente de quem deveria estar cuidando de clientes, resultados e crescimento.
Com o RHInnova, o DP pode ficar mais profissional sem deixar a estrutura da empresa mais pesada. Sua rotina fica mais leve, os processos mais organizados e você ganha tempo para cuidar do negócio.
