Uma pergunta rápida pode levar poucos minutos, mas dezenas delas ao longo do mês podem transformar o empresário em um plantão permanente de DP.
“Meu banco de horas está correto?”
“Como funciona meu benefício?”
“Esqueci de registrar o ponto. O que faço?”
“Para quem envio este documento?”
“Preciso atualizar meu cadastro. Com quem falo?”
Perguntas como essas fazem parte da rotina de qualquer empresa.
Mas o problema não está no funcionário perguntar. Pois ele precisa saber como funcionam os procedimentos relacionados à sua vida dentro da organização.
Então, a questão é outra:
quem está respondendo a essas dúvidas na sua empresa?
Em muitas pequenas e médias empresas, não existe um canal claramente definido para as demandas operacionais de Departamento Pessoal.
Por isso, elas acabam chegando ao administrativo, ao financeiro, ao gestor e, frequentemente, ao próprio empresário.
Individualmente, cada pergunta parece pequena.
Somadas durante o mês, porém, essas interrupções podem consumir tempo, gerar respostas diferentes e criar uma dependência desnecessária do proprietário.
É mais um exemplo de como o crescimento da equipe exige que os processos de DP também evoluam. Por isso, o RHInnova foi estruturado justamente para apoiar pequenas e médias empresas nessa profissionalização e possui, entre os serviços previstos, plantão virtual para dúvidas operacionais dos funcionários, além de gestão de ponto, benefícios e outras rotinas de Departamento Pessoal.
O problema não é a pergunta. É não existir um fluxo para respondê-la.
Funcionários terão dúvidas. Mas isso é normal.
A questão é como a empresa organiza essas demandas.
Então, imagine uma empresa com cinco colaboradores.
Um funcionário pergunta diretamente ao proprietário sobre o ponto. Outro procura o financeiro para falar sobre benefício.
Como todos trabalham próximos, a informação circula e a questão é resolvida.
Agora imagine a mesma empresa com 30 ou 40 pessoas.
Se cada funcionário continuar procurando quem acredita que pode resolver sua situação, o número de interrupções aumenta.
E surge outro problema: pessoas diferentes podem responder de maneiras diferentes.
O funcionário pergunta ao gestor.
O gestor acredita que o financeiro sabe.
O financeiro encaminha ao administrativo.
O administrativo pergunta ao empresário.
Depois a resposta precisa fazer o caminho de volta.
Uma pergunta simples acabou envolvendo várias pessoas.
É justamente esse tipo de fluxo que precisa ser organizado quando a empresa cresce.
Quanto tudo chega ao empresário, ele vira o Departamento Pessoal da empresa
Esse é um comportamento bastante comum nas PMEs.
O proprietário começou o negócio conhecendo todos os funcionários e resolvendo praticamente tudo.
A equipe cresceu, mas os hábitos permaneceram.
Então, como ele sempre resolveu, os funcionários continuam procurando diretamente por ele.
Isso pode transmitir uma sensação positiva de proximidade.
Mas proximidade não precisa significar centralização operacional.
O empresário pode manter uma relação próxima com seus colaboradores sem ser a pessoa responsável por responder cada dúvida sobre ponto, benefício ou procedimento administrativo.
Na verdade, conforme a empresa cresce, essa centralização pode prejudicar inclusive a qualidade das respostas.
O proprietário está atendendo um cliente quando recebe uma pergunta.
Responde rapidamente.
Depois surge outra.
Em outro momento, um gestor pergunta sobre uma situação semelhante.
Dessa forma, como não existe um processo claramente definido, as respostas passam a depender do momento e da pessoa que foi procurada.
O que inicialmente parecia agilidade pode se transformar em desorganização.
Quanto custam pequenas interrupções?
No Artigo 3 desta série falamos sobre o custo do tempo do empresário.
Aqui esse problema aparece de maneira muito clara.
Então imagine receber cinco pequenas demandas relacionadas aos funcionários durante um dia. Talvez nenhuma leve mais do que alguns minutos.
Ainda assim, elas interrompem outras atividades.
Você está elaborando uma proposta e precisa parar.
Está analisando um relatório e recebe uma mensagem.
Está conversando com um cliente e deixa uma demanda para responder depois.
No final do dia, existem várias pequenas pendências. Por isso, esse tempo dificilmente aparece em algum relatório financeiro.
Mas ele existe. E não envolve apenas o proprietário.
Quando não existe um canal definido, a mesma pergunta pode circular pelo administrativo, financeiro e gestores antes de encontrar quem realmente consegue respondê-la.
Por isso, profissionalizar o DP também significa organizar a comunicação operacional com os funcionários.
Quais dúvidas deveriam ter um fluxo definido?
Boa parte das perguntas recorrentes está relacionada às próprias rotinas administrativas.
Por exemplo:
- dúvidas sobre registros e ajustes de ponto;
- consulta sobre banco de horas;
- procedimentos relacionados aos benefícios;
- atualizações cadastrais;
- encaminhamento de documentos;
- orientações sobre rotinas internas;
- e outras questões operacionais de DP.
Não significa que toda pergunta possa ser respondida imediatamente ou pelo mesmo profissional.
Mas algumas situações precisam ser analisadas. Enquanto outras podem exigir decisão do gestor ou da própria empresa.
Questões jurídicas específicas devem ser encaminhadas para profissionais habilitados nessa área.
O ponto principal é existir um caminho definido para a demanda.
O funcionário precisa saber onde perguntar. A pessoa que recebe precisa saber como tratar. E o empresário deve participar somente quando a situação realmente exigir uma decisão dele.
Funcionário bem orientado pergunta menos vezes sobre a mesma coisa
Existe outra consequência positiva da organização: a redução de dúvidas repetitivas.
Pois quando os procedimentos são pouco claros, as mesmas perguntas aparecem constantemente.
“Como faço isso?”
“Para quem envio?”
“Qual é o procedimento?”
“Quem precisa autorizar?”
Cada funcionário aprende de uma maneira diferente.
Alguns perguntam ao colega. Outros ao gestor. Outros ao proprietário.
Com o tempo, podem surgir várias versões sobre como determinado processo funciona. Mas com uma rotina de DP organizada ajuda a estabelecer procedimentos mais claros.
Isso também se conecta a outro serviço previsto pelo RHInnova: a elaboração e implementação de Regulamento Interno, incluindo desenvolvimento do documento e treinamento para gestores e equipe.
O regulamento interno não substitui a gestão diária, mas pode contribuir para que determinados procedimentos e regras da organização sejam comunicados de forma mais estruturada.
Quanto mais clareza existe, menor tende a ser a dependência de orientações improvisadas.
O gestor também não deveria precisar “inventar” respostas
Existe outro personagem importante nessa rotina: o líder da equipe.
Quando o funcionário tem uma dúvida, é natural procurar seu gestor.
Mas o problema aparece quando o gestor não possui informações claras sobre o procedimento.
Então ele pode tentar ajudar com base em experiências anteriores.
“Da última vez fizeram assim.”
“Eu acho que você precisa falar com o financeiro.”
“Me manda que depois vejo com o dono.”
Esse cenário gera insegurança tanto para o funcionário quanto para o gestor.
O líder deveria dedicar boa parte de sua energia à gestão da equipe, acompanhamento das atividades, produtividade, resultados e desenvolvimento das pessoas.
Ele não precisa se transformar em especialista em todas as rotinas operacionais do Departamento Pessoal. Pois quando existe uma estrutura de apoio, o gestor sabe para onde encaminhar a questão.
Isso torna a comunicação mais simples.
E quando a dúvida é sobre ponto?
Esse é um excelente exemplo porque aparece com frequência.
O funcionário esqueceu uma marcação.
Percebeu uma divergência.
Quer consultar seu banco de horas.
Precisa apresentar uma justificativa.
Sem processo, ele procura alguém.
Com processo, ele sabe o que fazer.
Essa diferença parece pequena, mas multiplique por 20, 30 ou 50 colaboradores.
A organização passa a representar muitas horas poupadas ao longo do ano.
O RHInnova possui em seu escopo a gestão de ponto, incluindo análise de espelhos, justificativas e ajustes, apuração de horas excedentes e faltantes e acompanhamento do banco de horas.
Dessa forma, quando a rotina operacional está organizada, também fica mais fácil direcionar as dúvidas relacionadas a ela.
Benefícios são outra fonte frequente de perguntas
No artigo anterior, vimos que oferecer benefício é diferente de administrar benefício.
A mesma lógica aparece aqui.
O funcionário quer saber sobre uma inclusão e tem uma dúvida sobre o plano, então precisa entender um procedimento relacionado ao benefício.
Quer saber com quem falar.
Se a empresa não possui um fluxo definido, essas demandas voltam a circular internamente.
E novamente o empresário pode acabar envolvido em uma questão operacional que poderia ter outro canal.
A Gestão de Benefícios prevista pelo RHInnova contempla administração dos benefícios contratados, relacionamento e negociação com fornecedores, acompanhamento de custos e pagamentos e gerenciamento de reembolsos.
A empresa continua tomando as decisões sobre os benefícios que oferece, mas o que muda é a organização da rotina.
Nem toda dúvida de funcionário é uma dúvida de DP
Essa distinção é importante, pois existem questões operacionais de Departamento Pessoal.
Existem questões de gestão que devem ser tratadas pelo líder.
E existem situações que podem exigir orientação jurídica especializada.
Misturar tudo em um único canal pode criar mais confusão.
O próprio contrato do RHInnova estabelece limites para sua atuação e exclui do escopo serviços jurídicos e cálculos de reclamações trabalhistas.
Isso significa que o plantão de dúvidas deve permanecer concentrado na parte operacional.
Quando a situação exige decisão empresarial, ela volta para a empresa.
Quando exige interpretação jurídica específica, deve ser direcionada ao profissional competente.
Essa separação ajuda cada pessoa a atuar onde realmente agrega valor.
Um canal organizado melhora a experiência do funcionário
Até aqui falamos bastante sobre o tempo do empresário.
Mas existe também o lado do colaborador.
Para quem trabalha na empresa, poucas coisas são mais frustrantes do que não saber a quem recorrer.
Então pergunta para uma pessoa, é encaminhado para outra e depois precisa explicar tudo novamente.
Espera uma resposta e descobre que deveria ter procurado outro responsável.
Dessa forma, uma estrutura organizada reduz esse percurso.
O funcionário entende melhor onde encaminhar suas demandas operacionais.
Isso transmite organização. E organização também faz parte da experiência que a empresa oferece às pessoas.
Não é necessário possuir uma grande estrutura de RH para conseguir isso, pois uma pequena empresa também pode ter processos profissionais.
A solução não é criar um departamento enorme
Ao perceber esse problema, o empresário pode pensar:
“Então preciso contratar uma pessoa somente para responder funcionários?”
Não necessariamente.
Tudo depende do tamanho da empresa, volume de demandas e estrutura existente.
Para muitas PMEs, criar imediatamente uma estrutura interna completa pode não ser a alternativa mais adequada.
A terceirização permite utilizar apoio especializado para determinadas rotinas sem necessariamente ampliar a equipe administrativa na mesma proporção. O RHInnova foi desenvolvido para atender especialmente pequenas e médias empresas que precisam organizar suas atividades de Departamento Pessoal e liberar o empresário das demandas operacionais que consomem seu tempo.
Com o RHInnova, o funcionário sabe onde buscar apoio e o empresário ganha tempo
Entre os serviços previstos pelo RHInnova está o Plantão de Dúvidas de Funcionários, realizado de forma virtual e direcionado às questões operacionais.
No modelo contratual atual, esse atendimento possui limite de dois plantões mensais, conforme as condições do serviço contratado.
Esse apoio se conecta às demais atividades de DP realizadas pelo RHInnova, como gestão de ponto, banco de horas e benefícios.
A proposta não é retirar a comunicação entre empresário e funcionário.
Também não é substituir o papel dos gestores.
É fazer algo muito mais simples:
direcionar cada assunto para quem pode tratá-lo adequadamente.
O funcionário continua tendo apoio.
O gestor continua liderando sua equipe.
E o proprietário deixa de ser o destino automático de toda pergunta operacional.
Na sua empresa, quem responde?
Faça um teste durante os próximos dias.
Observe quantas perguntas relacionadas ao DP chegam ao proprietário, aos gestores, ao financeiro ou ao administrativo.
Depois pergunte:
essa dúvida chegou à pessoa certa logo na primeira vez?
Se muitas demandas ficam circulando internamente, talvez exista uma oportunidade de organizar melhor esse processo.
E quanto maior a equipe, maior tende a ser o benefício dessa organização.
Menos interrupções. Mais clareza. Uma rotina mais leve.
O Departamento Pessoal não precisa funcionar como uma sequência de urgências e perguntas espalhadas pela empresa.
É possível criar processos claros, definir responsabilidades e contar com apoio especializado para as atividades operacionais.
O RHInnova, do Grupo Innovacon, foi pensado justamente para apoiar pequenas e médias empresas nessa profissionalização.
O empresário continua próximo das pessoas e mantém o controle sobre as decisões importantes.
Mas não precisa responder pessoalmente cada pergunta sobre ponto, benefício ou procedimento de DP.
Com o RHInnova, o funcionário encontra um caminho mais organizado para suas demandas, os gestores ganham apoio e a rotina do empresário fica mais leve.
Porque estar próximo da equipe é importante.
Precisar resolver pessoalmente cada detalhe operacional é outra coisa.
