Vale-alimentação, vale-transporte, plano de saúde e outros benefícios representam investimento. Mas, sem gestão, podem se transformar apenas em mais uma conta mensal.
Todo mês a empresa paga os benefícios dos funcionários.
Vale-alimentação, vale-transporte, plano médico, plano odontológico e outros benefícios fazem parte da rotina de muitas pequenas e médias empresas.
Mas existe uma diferença importante entre oferecer benefícios e fazer a gestão dos benefícios.
Em muitas PMEs, o processo funciona assim: alguém recebe a cobrança, confere rapidamente e encaminha para pagamento.
Enquanto a empresa possui poucos colaboradores, esse modelo pode parecer suficiente.
O problema aparece com o crescimento.
Entram novos funcionários. Outros são desligados. Existem alterações cadastrais, inclusões e exclusões nos planos, mudanças nos valores, reembolsos, relacionamento com fornecedores e uma quantidade cada vez maior de informações para acompanhar.
Nesse momento, surge uma pergunta importante:
Sua empresa realmente administra os benefícios ou apenas paga as faturas que chegam todos os meses?
O RHInnova inclui a Gestão de Benefícios entre seus serviços de Departamento Pessoal, contemplando administração de convênios médico e odontológico, gerenciamento de benefícios, negociação com fornecedores, controle de custos e pagamentos e processos de reembolso.
E essa gestão pode fazer bastante diferença na rotina do empresário.
Benefício não é apenas uma despesa
É natural que o empresário acompanhe quanto gasta com benefícios.
Afinal, esses valores fazem parte dos custos relacionados à equipe.
Mas olhar somente para o total da fatura oferece uma visão limitada.
Uma gestão adequada precisa responder outras perguntas.
Quantas pessoas estão utilizando determinado benefício?
As inclusões dos novos colaboradores estão sendo realizadas corretamente?
As exclusões estão sendo acompanhadas?
Os valores cobrados estão sendo conferidos?
Como estão sendo tratados os reembolsos?
Quem conversa com os fornecedores quando surge uma divergência?
Como o custo está evoluindo?
Essas informações ajudam a transformar o benefício de uma simples despesa mensal em um item efetivamente administrado.
E quanto maior a empresa, mais importante se torna esse controle.
Quando a empresa cresce, a administração dos benefícios também cresce
Imagine uma empresa com cinco funcionários.
Administrar os benefícios de cinco pessoas tende a ser relativamente simples.
Agora imagine a mesma empresa alguns anos depois, com 30 colaboradores.
São 30 pessoas com possíveis movimentações, alterações e necessidades diferentes.
Além disso, a empresa pode trabalhar com vários fornecedores.
Um para vale-alimentação, outro para vale-transporte, outro para assistência médica e outro para assistência odontológica.
Cada fornecedor possui seus próprios procedimentos, prazos, cobranças e canais de atendimento.
O empresário não percebe imediatamente, mas aquilo que antes consumia poucos minutos começa a exigir cada vez mais tempo do administrativo.
E muitas vezes essa responsabilidade fica com alguém que já possui diversas outras funções.
É o financeiro que “também cuida dos benefícios”.
Ou o administrativo que “resolve quando aparece alguma coisa”.
Ou, em empresas menores, o próprio proprietário.
O problema não está necessariamente nas pessoas.
Está na ausência de um processo específico para administrar uma rotina que cresceu junto com a empresa.
Inclusões e exclusões precisam fazer parte de um processo
Uma das situações mais comuns na gestão de benefícios são as movimentações.
Entrou um funcionário.
É necessário verificar os benefícios aplicáveis e realizar os procedimentos necessários.
Outro colaborador foi desligado.
Existem providências relacionadas aos benefícios que precisam ser acompanhadas conforme as condições aplicáveis.
Houve alteração cadastral.
Surge outra movimentação.
Quando existem poucos funcionários, é relativamente fácil lembrar de cada situação.
Com o crescimento, confiar apenas na memória deixa de ser uma boa estratégia.
É preciso criar fluxo.
A empresa precisa saber quem informa, quem executa, quem acompanha e onde aquela movimentação fica registrada.
Quando isso não existe, surgem situações como cobranças que precisam ser verificadas posteriormente ou inclusões que demandam correção.
E toda correção significa uma coisa que já discutimos nos artigos anteriores: retrabalho.
Pois retrabalho consome tempo do administrativo, do gestor e, muitas vezes, do próprio empresário.
Você confere as cobranças ou simplesmente encaminha para pagamento?
Essa pergunta merece atenção.
Em algumas empresas, a gestão de benefícios está praticamente dentro do contas a pagar.
A cobrança chega.
Alguém identifica o fornecedor.
O pagamento é programado.
E pronto.
Mas uma fatura relacionada aos benefícios merece acompanhamento.
O número de beneficiários está adequado às movimentações realizadas?
Os valores estão dentro do esperado?
Houve alguma alteração relevante?
Existe alguma divergência que precisa ser esclarecida?
A empresa está acompanhando a evolução desses custos?
Não significa que o empresário precise pessoalmente conferir cada item.
Na verdade, esse é justamente o ponto.
O empresário precisa ter controle. Mas não precisa necessariamente executar o controle. Então quando existe uma rotina estruturada, alguém acompanha essas informações e o proprietário pode receber aquilo que realmente precisa para administrar o negócio.
Benefícios também fazem parte do custo da mão de obra
No artigo anterior desta série, falamos sobre o custo real de um funcionário.
E aqui existe uma conexão direta.
Benefícios representam parte importante do investimento realizado pela empresa em sua equipe.
Por isso, quando o empresário quer entender o custo da mão de obra, não deveria analisar apenas salários.
Precisa considerar os componentes aplicáveis à sua realidade.
Imagine que o custo de determinado benefício aumente gradualmente durante o ano.
Se ninguém acompanha essa evolução, o empresário pode perceber o impacto somente quando compara os resultados financeiros.
Quando existe gestão, a informação pode aparecer antes.
Isso melhora o planejamento.
O Plano de Negócios do RHInnova conecta justamente essas duas necessidades ao prever tanto a Gestão de Benefícios quanto a Análise de Custo de Mão de Obra em seu portfólio.
A ideia é fazer com que o DP também forneça informações úteis para a administração da empresa.
Vale-transporte merece atenção específica
Entre os benefícios administrados pelas empresas, o vale-transporte possui uma característica importante: ele é disciplinado por legislação própria.
A Lei nº 7.418/1985, art. 1º, instituiu o vale-transporte para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, por meio do sistema de transporte coletivo público.
Para o empresário, o mais importante é compreender que determinados benefícios possuem regras próprias e, portanto, não deveriam ser tratados apenas como uma compra mensal.
É necessário manter as informações dos colaboradores organizadas e executar corretamente os procedimentos administrativos correspondentes.
O RHInnova prevê expressamente o gerenciamento do vale-transporte, além de vale-alimentação e outros benefícios, dentro de seu serviço de Gestão de Benefícios.
Quando houver necessidade de interpretação jurídica específica sobre determinada situação, instrumento coletivo ou obrigação, a empresa deve buscar a assessoria jurídica competente. O serviço do RHInnova permanece focado na gestão operacional do Departamento Pessoal.
E os fornecedores? Sua empresa negocia ou apenas renova?
Outro aspecto pouco observado está no relacionamento com os fornecedores.
Conforme a empresa cresce, aumenta também seu volume de contratação de determinados benefícios.
Isso significa que vale acompanhar condições, atendimento, custos e alternativas disponíveis.
Não se trata de trocar fornecedores constantemente.
Trata-se de administrar.
O fornecedor atual continua atendendo às necessidades da empresa?
As condições permanecem adequadas?
Existem questões recorrentes no atendimento?
Os custos estão sendo acompanhados?
Há espaço para negociação?
O serviço de Gestão de Benefícios do RHInnova contempla justamente a negociação com fornecedores de benefícios, além do controle de custos e pagamentos.
Para uma PME, ter alguém acompanhando essa rotina pode significar menos uma atividade operacional concentrada no proprietário ou no financeiro.
Benefício bem administrado também melhora a experiência do funcionário
Vamos olhar agora pelo lado do colaborador.
Quando uma pessoa entra na empresa, ela espera encontrar organização.
Se possui um benefício, quer saber como funciona.
Quando precisa resolver uma situação, quer saber a quem procurar.
Quando existe uma dúvida, espera uma resposta clara.
Processos desorganizados geram insegurança e aumentam a quantidade de perguntas.
E essas perguntas acabam chegando a quem?
Muitas vezes, ao proprietário.
“Quando meu benefício estará disponível?”
“Com quem eu falo sobre o plano?”
“Meu cadastro está correto?”
“Como funciona esse procedimento?”
Quando existe um fluxo definido, a experiência muda.
O funcionário sabe como encaminhar sua demanda e a empresa consegue tratar a situação de maneira mais organizada.
Por isso, a profissionalização do DP não beneficia apenas o empresário.
Ela também ajuda a tornar mais clara a relação entre empresa, colaboradores e processos administrativos.
Quanto tempo sua equipe administrativa gasta cuidando dos benefícios?
Faça essa conta.
Considere o tempo utilizado para: processar movimentações, acompanhar fornecedores, conferir cobranças, resolver divergências, tratar reembolsos, responder funcionários e procurar informações.
Talvez nenhuma dessas atividades pareça grande isoladamente.
Mas, somadas durante o mês, elas podem representar várias interrupções e uma carga operacional relevante.
Agora faça outra pergunta:
essa atividade está com a pessoa certa?
Se o proprietário está resolvendo questões de benefícios pessoalmente, provavelmente existe espaço para delegação.
Se o financeiro está acumulando essa responsabilidade sem um processo definido, talvez exista espaço para organização.
E se a empresa está crescendo, é melhor estruturar a rotina antes que o volume se transforme em problema.
Terceirizar a gestão não significa perder o controle
Esse ponto aparece várias vezes nesta série porque é uma preocupação real dos empresários.
“Se outra empresa cuidar disso, vou perder o controle?”
Não deveria.
O objetivo de uma gestão profissional é justamente separar duas atividades:
executar a rotina e acompanhar a gestão.
O empresário precisa conhecer os custos.
Precisa definir quais benefícios serão oferecidos.
Precisa participar das decisões relevantes.
Mas não precisa necessariamente realizar cada inclusão, acompanhar cada movimentação ou conversar pessoalmente com cada fornecedor.
A terceirização permite que essas tarefas sejam conduzidas por uma estrutura especializada, enquanto a empresa continua responsável pelas decisões do negócio.
Com o RHInnova, benefício deixa de ser apenas uma conta a pagar
O RHInnova foi estruturado para apoiar pequenas e médias empresas que precisam profissionalizar suas rotinas de Departamento Pessoal sem necessariamente criar uma grande estrutura interna.
Na Gestão de Benefícios, o serviço contempla administração de convênios médico e odontológico, gerenciamento de vale-alimentação, vale-transporte e outros benefícios, negociação com fornecedores, controle de custos e pagamentos e gerenciamento de reembolsos.
A proposta é transformar uma atividade que muitas vezes está espalhada entre financeiro, administrativo, gestores e empresário em uma rotina mais organizada e fácil de acompanhar.
O proprietário continua sabendo o que está acontecendo.
Mas não precisa estar envolvido em cada detalhe.
Sua empresa administra benefícios ou apenas paga benefícios?
Volte à pergunta do início.
Quando a fatura chega, sua empresa consegue explicar facilmente o que está pagando?
As movimentações são acompanhadas?
Os custos são monitorados?
Existe um responsável claro?
Os fornecedores são administrados?
Os funcionários sabem para quem encaminhar suas dúvidas?
Se algumas dessas respostas forem “não sei”, talvez o problema não esteja nos benefícios.
Pode estar na forma como eles são administrados.
E conforme a empresa cresce, essa diferença se torna cada vez mais importante.
Faça dos benefícios uma rotina de gestão, não mais uma tarefa para o empresário
Se sua empresa possui até 50 colaboradores e a administração dos benefícios ainda está dividida entre proprietário, financeiro e administrativo, vale analisar se existe uma maneira mais eficiente de organizar esse processo.
O RHInnova, do Grupo Innovacon, pode assumir essa rotina operacional de acordo com os serviços contratados, trazendo acompanhamento especializado para o Departamento Pessoal.
Isso significa menos tempo cuidando de inclusões, exclusões, cobranças, fornecedores e outras movimentações.
E mais tempo para aquilo que realmente precisa do empresário.
Com o RHInnova, os benefícios ficam mais organizados, os custos mais fáceis de acompanhar e sua rotina fica mais leve.
Porque oferecer bons benefícios é importante.
Administrá-los bem também é.
