Sua empresa cresceu. Mas será que a sua rotina cresceu junto com ela?
Todo pequeno empresário conhece essa história.
No começo, a empresa tinha poucos funcionários. Controlar algumas informações, acompanhar horários, resolver uma dúvida sobre benefício ou conferir documentos não parecia ser um grande problema.
O empresário estava próximo de todos. Conhecia cada funcionário, sabia quem estava de férias, quem havia faltado, quem precisava entregar determinado documento e até conseguia acompanhar mentalmente boa parte do que acontecia.
Então a empresa começou a crescer.
Cinco funcionários viraram dez. Dez se transformaram em quinze ou vinte. Surgiram novos benefícios, mais movimentações, mais documentos, mais gestores, diferentes horários e uma quantidade cada vez maior de informações.
Mas existe um detalhe importante: o Departamento Pessoal não cresceu na mesma velocidade.
Pois o resultado é bastante comum nas pequenas e médias empresas.
Assim o próprio empresário continua acompanhando uma série de atividades relacionadas aos colaboradores. Quando não é ele, essas tarefas acabam divididas entre o financeiro, administrativo, contabilidade, secretária, gestor ou algum funcionário que assumiu informalmente essa responsabilidade.
Separadamente, cada atividade parece pequena. Mas o problema aparece quando todas elas são somadas.
Então é nesse momento que o empresário pode perceber que, sem ter planejado, acabou se tornando também o Departamento Pessoal da própria empresa.
E isso tem um custo.
Um custo que nem sempre aparece claramente no DRE, no fluxo de caixa ou em uma nota fiscal, mas que pode consumir tempo da liderança, provocar retrabalho, dificultar controles e tirar atenção justamente das atividades que fazem o negócio crescer.
O problema não começa quando a empresa tem muitos funcionários
Existe uma percepção de que somente empresas grandes precisam estruturar suas rotinas de Departamento Pessoal.
Mas não é necessariamente o tamanho absoluto da empresa que determina a complexidade da operação.
Uma organização com 10, 20 ou 30 colaboradores já pode ter uma quantidade relevante de rotinas relacionadas a ponto, banco de horas, benefícios, documentos, exames ocupacionais, movimentações de funcionários, dúvidas internas e informações necessárias para o processamento correto das atividades mensais.
O Plano de Negócios do RHInnova foi desenvolvido justamente considerando empresas de 1 a 50 colaboradores, sobretudo PMEs que não possuem estrutura interna dedicada e enfrentam dificuldades para administrar as demandas burocráticas e operacionais de DP.
É uma fase particular da vida empresarial.
A empresa já deixou de ser tão pequena a ponto de o proprietário conseguir controlar tudo pessoalmente, mas talvez ainda não tenha estrutura ou necessidade para manter um Departamento Pessoal interno completo.
Surge, então, uma espécie de espaço entre as duas situações.
Assim alguém precisa preenchê-lo.
Mas na maioria das vezes, esse alguém é o empresário.
Quantas funções você exerce dentro da sua própria empresa?
Pense por alguns segundos sobre a sua rotina.
Além de ser proprietário, você provavelmente participa de vendas, negociação com fornecedores, atendimento a clientes, decisões financeiras, investimentos, estratégia, desenvolvimento de produtos ou serviços e resolução dos problemas cotidianos.
Agora acrescente a isso as demandas relacionadas aos funcionários.
Um colaborador esqueceu de registrar o ponto.
Outro precisa corrigir uma informação.
Há horas extras para conferir.
Um benefício precisa ser incluído ou excluído.
Chegou uma nova contratação e existem procedimentos que precisam ser organizados.
Há exames ocupacionais para acompanhar.
Um funcionário tem dúvida sobre determinada informação.
O banco de horas precisa ser verificado.
O fornecedor do benefício enviou uma cobrança e alguém precisa conferir.
Uma ausência precisa ser registrada corretamente.
Um gestor pergunta quanto determinado funcionário realmente custa para a empresa.
E tudo isso acontece enquanto clientes continuam ligando, propostas precisam ser enviadas, pagamentos vencem e a operação não pode parar.
É assim que o DP começa a ocupar silenciosamente a agenda do empresário.
O custo invisível do Departamento Pessoal
Quando pensamos em custo, normalmente pensamos em dinheiro.
Mas existe outro recurso extremamente importante para qualquer empresário: tempo de gestão.
Imagine que o proprietário gaste apenas alguns minutos por dia respondendo dúvidas e acompanhando questões relacionadas aos funcionários. Então some a isso o tempo utilizado no fechamento mensal.
Acrescente reuniões, conferências, mensagens, documentos, ajustes de ponto, benefícios e situações imprevistas.
Individualmente, parecem atividades pequenas. Mas acumuladas durante um mês e multiplicadas por doze meses, podem representar uma quantidade relevante de horas.
Então, agora vem a pergunta mais importante:
Quanto vale uma hora do empresário dentro da própria empresa?
Mas não estamos falando apenas do pró-labore.
Estamos falando do que aquela hora poderia produzir se fosse utilizada para visitar um cliente, negociar um contrato, analisar a margem do negócio, desenvolver uma estratégia comercial, melhorar processos, buscar novos fornecedores ou simplesmente pensar no futuro da empresa.
Esse é um dos custos invisíveis de manter atividades operacionais centralizadas no proprietário.
O empresário deveria administrar pessoas ou administrar processos?
Naturalmente, o proprietário precisa estar próximo de sua equipe.
Dessa forma, terceirizar atividades operacionais de DP não significa abandonar a gestão das pessoas. É justamente o contrário, pois o objetivo é separar duas coisas que frequentemente acabam misturadas nas pequenas empresas:
liderar pessoas e executar rotinas de Departamento Pessoal.
Portanto, o empresário deve continuar participando de decisões importantes sobre sua equipe.
Quem contratar? Onde a empresa precisa crescer? Quais profissionais são fundamentais? Como melhorar produtividade? Que cultura queremos construir? Quais competências precisamos desenvolver?
Essas são decisões de gestão.
Agora, conferir marcações de ponto, acompanhar benefícios, organizar informações, administrar banco de horas e cuidar de rotinas operacionais são atividades que podem ser estruturadas e executadas por profissionais especializados.
Quando essa divisão fica clara, o empresário não perde controle.
Ele pode, na verdade, ganhar controle.
A empresa cresce e a complexidade acompanha
Um erro frequente é imaginar que a quantidade de trabalho do DP cresce proporcionalmente ao número de funcionários. Nem sempre. À medida que uma empresa cresce, também surgem novas combinações de situações.
Existem funcionários com horários diferentes, áreas distintas, gestores diferentes, benefícios específicos, períodos de férias, afastamentos, admissões, desligamentos e outras movimentações.
Além disso, aumenta a quantidade de dados que precisam ser organizados.
É por isso que uma estrutura improvisada que funcionava com cinco pessoas pode começar a apresentar dificuldades com quinze ou vinte.
O empresário passa a depender de planilhas. Depois surgem várias versões da mesma planilha. Informações ficam em e-mails. Outras estão em mensagens. Algumas permanecem com o gestor. Outras estão com a contabilidade.
E alguém precisa juntar tudo.
Então esse modelo pode consumir energia justamente quando a empresa mais precisa dela para continuar crescendo.
Gestão de ponto é um bom exemplo
O controle de ponto parece simples até começar a gerar exceções.
Horário incorreto, esquecimento de marcação, justificativa, atraso, ausência, hora excedente, saldo positivo, saldo negativo, banco de horas.
Quando não existe uma rotina estruturada, o fechamento pode se transformar em uma corrida atrás de informações.
O RHInnova possui, dentro de seu portfólio, justamente a gestão de ponto, incluindo análise dos espelhos, justificativas e ajustes, apuração de horas excedentes e faltantes e gestão do banco de horas.
Perceba a diferença.
O empresário não precisa deixar de acompanhar sua equipe. Mas ele deixa de precisar executar pessoalmente cada etapa operacional necessária para transformar aquelas informações em um processo organizado.
E os benefícios?
Outro exemplo são os benefícios oferecidos aos colaboradores.
Vale-alimentação, vale-transporte, assistência médica, assistência odontológica e outros benefícios exigem administração.
Entradas e saídas precisam ser acompanhadas.
Custos precisam ser controlados.
Fornecedores precisam ser administrados.
Podem existir reembolsos.
Cobranças precisam ser conferidas.
Conforme a empresa cresce, isso deixa de ser apenas “pagar o benefício”.
Torna-se gestão de benefícios.
O RHInnova contempla administração de convênios, gerenciamento de benefícios, negociação com fornecedores, controle de custos e pagamentos e gerenciamento de processos de reembolso.
É justamente esse tipo de atividade que, quando organizada, reduz pequenas interrupções na rotina da empresa.
Pequenas interrupções também custam caro
Imagine um empresário trabalhando na proposta para um cliente importante.
Chega uma mensagem:
“Meu benefício não entrou.”
Ele para e verifica.
Volta à proposta.
Alguns minutos depois:
“Como está meu banco de horas?”
Nova interrupção.
Depois:
“Meu ponto de ontem ficou errado.”
Mais uma.
Nenhum desses problemas isoladamente parece grave.
O impacto está na fragmentação.
Quem administra uma empresa precisa de períodos de concentração para tomar decisões.
Quando a agenda é constantemente interrompida por demandas operacionais, o empresário pode passar o dia inteiro trabalhando e, ainda assim, chegar ao final com a sensação de que não conseguiu cuidar das prioridades.
Por isso, profissionalizar o DP não significa apenas melhorar o DP.
Pode significar melhorar a rotina da liderança.
“Mas minha empresa ainda é pequena”
Justamente por isso a terceirização pode ser uma alternativa a ser considerada.
A decisão não precisa ser simplesmente entre:
“eu mesmo faço”
e
“vou criar um departamento inteiro dentro da empresa”.
Existe uma terceira possibilidade: contar com uma estrutura externa especializada para determinadas rotinas.
Essa lógica está no centro da proposta do RHInnova.
O modelo foi concebido para pequenas e médias empresas e prevê serviços adaptáveis às necessidades de cada organização. O Plano de Negócios destaca a possibilidade de selecionar serviços conforme a necessidade, em vez de obrigatoriamente contratar um pacote único e rígido.
Isso é especialmente importante para empresas menores.
Uma organização com 12 funcionários pode ter necessidades diferentes de outra com 35.
Uma pode ter grande complexidade no controle de ponto.
Outra pode precisar de mais apoio na administração dos benefícios.
Outra quer conhecer melhor seu custo de mão de obra.
A solução precisa acompanhar a realidade do negócio.
O DP também pode gerar informação para o empresário
Existe outra mudança importante quando saímos de um DP puramente reativo e começamos a tratá-lo de maneira organizada.
Os dados passam a ajudar nas decisões.
O RHInnova prevê, por exemplo, análise mensal dos custos de mão de obra e projeções de valores rescisórios, além do levantamento e acompanhamento de indicadores de DP e RH.
Isso muda a conversa.
Em vez de o empresário procurar o DP somente quando existe um problema, ele começa a utilizar informações relacionadas às pessoas para administrar melhor o negócio.
Quanto a mão de obra representa nos custos?
As horas extras estão aumentando?
Qual é a evolução desse custo?
Existem informações que precisam de atenção?
Como o quadro de colaboradores está se comportando?
Quando os dados estão organizados, a gestão deixa de ser baseada apenas em percepção.
Terceirização não significa perder o controle
Essa é uma preocupação legítima de muitos empresários.
“Se eu passar essas atividades para outra empresa, vou perder o controle?”
Uma boa terceirização deve produzir justamente o efeito contrário.
O empresário continua tomando as decisões.
A empresa continua definindo suas políticas.
Os gestores continuam liderando suas equipes.
O que muda é quem cuida da execução e organização das atividades contratadas.
Mas para isso funcionar, comunicação, processos, responsabilidades e fluxo de informações precisam estar claramente definidos.
Então a proposta do RHInnova parte justamente de atendimento personalizado e suporte contínuo, com soluções voltadas às necessidades específicas das PMEs.
Pois não se trata simplesmente de “mandar o DP para fora”. Mas trata-se de construir uma rotina organizada entre empresa e parceiro.
Quando devo começar a pensar nisso?
Não existe um número mágico de funcionários.
O mais importante é observar os sintomas.
Seu telefone recebe dúvidas operacionais dos funcionários constantemente?
Você confere pessoalmente informações de ponto?
O fechamento do mês sempre vira uma correria?
Informações estão espalhadas entre planilhas, mensagens e e-mails?
Você não sabe com clareza quanto custa sua mão de obra?
Benefícios são pagos, mas pouco analisados?
A empresa depende de uma única pessoa para organizar tudo?
Você percebe que está utilizando seu tempo em tarefas que poderiam ser executadas por especialistas?
Se várias respostas forem positivas, talvez a pergunta já não seja apenas:
“Quantos funcionários minha empresa tem?”
A pergunta passa a ser:
“Quanto da minha rotina está sendo consumido por atividades que não precisam depender de mim?”
Dessa forma, com o RHInnova, a rotina pode ficar mais leve
Esse é o ponto em que a terceirização deixa de ser apenas uma discussão sobre custo.
Assim ela passa a ser uma discussão sobre organização, especialização e tempo.
O RHInnova nasceu com uma proposta direcionada às pequenas e médias empresas: assumir e organizar atividades de Departamento Pessoal que muitas vezes acabam concentradas no proprietário ou espalhadas por diferentes áreas da organização.
Entre as soluções previstas estão gestão de ponto e banco de horas, gestão de benefícios, acompanhamento de Medicina e Segurança do Trabalho por parceiros especializados, análise de custo de mão de obra, indicadores, homologações, plantão operacional de dúvidas, descrição de cargos e outros serviços que podem ser estruturados conforme a necessidade da empresa.
A intenção não é afastar o empresário das pessoas.
É permitir que ele fique mais próximo daquilo que realmente precisa da atenção dele.
Assim menos tempo conferindo planilhas, menos interrupções com pequenas rotinas, menos processos dependentes exclusivamente do proprietário, mais informação organizada, mais previsibilidade e mais tempo para clientes, estratégia, operação e crescimento.
Em outras palavras: uma rotina mais leve e um DP mais organizado.
Talvez sua empresa não precise de um DP interno. Mas ela precisa de um DP bem cuidado!
Mas existe uma diferença importante entre não ter um Departamento Pessoal interno e não ter uma gestão profissional das atividades de Departamento Pessoal.
Então uma pequena empresa pode não justificar uma estrutura interna completa. Mas isso não significa que suas rotinas possam ser improvisadas.
Dessa forma, quanto mais o negócio cresce, mais importante se torna definir processos, responsabilidades, informações e controles.
Portanto, o próprio estudo que fundamentou o Plano de Negócios do RHInnova identificou que, na base analisada de 328 clientes do Grupo Innovacon, 63% não possuíam Departamento Pessoal. Trata-se de um levantamento da própria carteira analisada, e não de uma estatística sobre todas as empresas brasileiras, mas ele demonstra uma realidade bastante relevante dentro do público estudado pelo projeto.
Então foi exatamente dessa necessidade que nasceu a proposta do RHInnova.
Seu tempo deveria estar onde sua empresa mais precisa de você
Todo empresário precisa escolher onde colocar energia.
Algumas decisões só o proprietário pode tomar.
Alguns relacionamentos dependem dele.
Determinadas negociações precisam de sua experiência.
A estratégia do negócio precisa de sua visão.
Já diversas rotinas operacionais podem ser organizadas, padronizadas e acompanhadas por especialistas.
Quando isso acontece, terceirizar o Departamento Pessoal deixa de significar simplesmente “passar trabalho para outra empresa”.
Passa a significar redesenhar a rotina do negócio para que cada pessoa cuide daquilo em que realmente agrega mais valor.
O RHInnova pode ajudar nessa trajetória
Portanto, se você se identificou com algumas das situações deste artigo, talvez seja um bom momento para avaliar como o Departamento Pessoal está organizado hoje na sua empresa.
Mas não é necessário começar contratando tudo.
O primeiro passo pode ser entender onde estão os gargalos: ponto? Banco de horas? Benefícios? Informações descentralizadas? Custos de mão de obra? Demandas dos funcionários? Medicina e Segurança do Trabalho?
Então, a partir desse diagnóstico, a empresa consegue identificar quais atividades deve manter internamente e quais pode delegar a um suporte especializado.
O RHInnova, braço do Grupo Innovacon, apoia pequenas e médias empresas justamente nessa jornada. Oferecemos soluções de Departamento Pessoal adaptadas à realidade de cada negócio, com proximidade, organização e suporte especializado.
Porque o crescimento da sua empresa não deveria significar que você precisa acumular cada vez mais tarefas.
Sua empresa cuida do negócio. O RHInnova ajuda a cuidar da rotina do seu DP.
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